Завершился первый этап проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs, созданной ГК ЛАНИТ, в учреждении “Управление автомобильных дорог Республики Карелия”. Заказчик купил 60 лицензий LanDocs.
Управление автомобильных дорог Республики Карелия занимается реализацией проектов по строительству, реконструкции, капитальному и текущему ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона, в которое включены почти 6500 километров дорог регионального и межмуниципального значения, пролегающих через 550 мостов и путепроводов. В штат Управления входят 125 человек, и десять из них работают дистанционно.
Работа в организации связана с непрерывным взаимодействием с большим количеством договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. До недавнего времени руководство организации не принимало решение о внедрении системы электронного документооборота, и все процессы осуществлялись на бумажных носителях.
Главной причиной внедрения системы LanDocs стало увеличение интенсивности документооборота, которое повлекло за собой рост рисков, связанных с несвоевременным выполнением важных документов, а также со снижением эффективности контроля и регулирования деятельности организации.
С помощью системы электронного документооборота LanDocs возможно осуществлять сквозной контроль выполнения необходимых задач, что позволяет руководителю наблюдать полную актуальную картину происходящих в организации процессов. Помимо этого, система рассчитана на контроль за деятельностью специалистов, работающих вне офиса.
Александр Кошкин, руководитель ИТ, Управтодор Карелии рассказал, что на данном этапе система уже включена в работу трех заместителей руководителя, специалиста по делопроизводству, начальников отделов и их заместителей, инженеров на местах и сотрудников, выбравших удаленный формат работы. Основные преимущества системы LanDocs он видит в том, что она дает возможность оптимизировать процессы исполнения профессиональных задач, эффективно планировать рабочее время и четко следовать обозначенным срокам, своевременно принимая необходимые решения. «Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — отметил Александр Кошкин.
Сейчас Управтодор Карелии планирует увеличить количество пользователей LanDocs внутри организации, а также создать доступ к веб-клиенту СЭД с мобильных устройств и дополнить систему электронного документооборота теми документами, которые не были введены в ходе первого этапа.