Офисная техника
раздвигает границы рабочего пространства.
Глобальная консалтинговая компания в сфере аутсорсинга
бизнес-процессов Accenture подсчитала, что в
2017 году доля цифровой экономики в мировом ВВП составила более 22%, а к 2021
году этот показатель возрастет до 25%. «Цифровой офис» — это новые возможности
для бизнеса, и новые вызовы для девелоперов и собственников офисных центров.
Централизованное управление парком оборудования печати и копирования
— лишь одна составляющая «цифрового офиса». Однако использование
усовершенствованных технологий и новые тренды в организации бизнес-процессов
уже сегодня помогают инновационно продвинутым компаниям-арендаторам и
собственникам деловых пространств экономить сотни миллиардов долларов.
От эволюции к
экономии
Цифровой офис, о котором так много говорили большие
игроки IT-рынка, стал реальностью. Но не совсем той, которую ждали: сегодня это
понятие, имевшее в представлении экспертов четкие границы еще лет пять назад,
оказалось сильно размыто. «Цифровым офисом» называют сервисы и услуги IP-телефонии, личные кабинеты
ряда платформ и даже единые реестры международных коммуникаций. Ну а то, что
предполагалось изначально, ныне все чаще называют гибкими гибридными
пространствами — agile office, smart workspace, coworking event и другими
неологизмами еще мало русифицированного новояза sharing economy. Все это,
иначе говоря, новые форматы коммерческой недвижимости.
Главный принцип гибридного пространства — это «три в
одном»: совмещение домашней, офисной и коворкинг-обстановок. Его создание —
дело рук не только дизайнеров и девелоперов, но и менеджеров. Их первоочередная
задача, в частности, это оптимальное распределение ресурсов, снижение арендной
платы и сокращение стоимости владения всех систем и коммуникаций, включая
оргтехнику. С последней, собственно, все и началось.
Изначально идея «цифрового офиса» базировалась на том,
чтобы объединить все устройства в единую сеть, позволяющую эффективно
выстраивать как бизнес-процессы в целом, так и взаимоотношения внутри
корпоративной системы сотрудников и руководства компании. В том числе удаленно.
При этом немалый акцент делался на снижении энергопотребления при сохранении
высокой производительности такого комплекса.
Обеспечение комфорта офисного пространства и снижение
операционных затрат, и прежде всего, затрат на электроэнергию — вот, пожалуй,
одна из основных задач, которая стоит перед арендодателями и соответствует
запросу арендаторов. Причем экономию на электроэнергии зачастую создают
неочевидные решения. Например, современные струйные многофункциональные
устройства на 90% меньше расходуют электроэнергии, чем лазерные.
Экологичные решения всегда дают экономию потребления
ресурсов. Сегодня продвинутые компании используют не просто датчики движения,
но переходят к биодинамическому свету, который подстраивается под время суток,
предпочтения сотрудников, уровень естественной освещенности помещения.
Экологичная печать — это печать на струйных устройствах, они не просто экономят
электроэнергию, но и работают без использования токсичного тонера, при этом
скорость печати на современных струйных устройствах не уступает лазерным
принтерам. И в отличие от лазерной техники струйная — практически бесшумная.
Однако одними качественными и экологически чистыми
многофункциональными устройствами умный офис не создать и не обеспечить
лояльность сотрудников. Поэтому в офисе международной компании-производителя
расходных материалов, ПО и оборудования для строительства Hilti появляется массажный кабинет, а в IT-компании Odin отводится место
для гитарной комнаты.
Современный smart office — это офис, где все процессы, связанные с эксплуатацией,
полностью автоматизированы. Оборудование, отвечающее за техническое
обслуживание здания и за организацию бизнес-процессов в офисе, становится с
каждым годом все надежнее. Техническое обслуживание здания ведется не в
плановом режиме, а по требованию системы, сообщающей о своем состоянии
благодаря цифровым датчикам. Причем комфорт от цифровизации бизнес-центра
сотрудники могут почувствовать не только внутри здания, но и в моменте
попадания на огороженную территорию объекта. К примеру, в Голландии при съезде
на парковку бизнес-центра The Edge Building камера наружного наблюдения распознает номерные знаки
автомобилей сотрудников и указывает им на свободные места на парковке.
Значительное влияние цифровизация оказывает
не только на управление коммерческими объектами, но и на организацию
бизнес-процессов. К примеру, такая функция, как управление печатью, позволяет
контролировать процесс расходования бумаги и картриджа, доступ сотрудников к
многофункциональным устройствам в офисе, оперативно, не в последний момент,
закупать расходные материалы. Или, к примеру,
собственник бизнеса может столкнуться с другой неожиданной проблемой,
угрожающей нарушить бизнес-процессы: печать, не может обеспечить архивного
хранения документов, так как тонер со временем (50-100 лет) начинает осыпаться;
принтер не может печатать на ряде носителей, таких как самокопирующаяся или
плотная бумага. Эти задачи сегодня решаются при использовании только струйных
принтеров. Так, принятое единожды решение по выбору техники, может и через 50
лет дать себя знать.
В smart office — smart print// В «умном офисе» — «умная печать»
Офисы в России трансформируются последние лет 10. Отказ
от кабинетных планировок в пользу open space, создание игровых зон и пространств, амфитеатров,
переговорных-трансформеров — все это этапы эволюции офисного пространства. Эти
процессы наложили отпечаток не только на структуру современных офисов, но и на
бизнес-процессы компаний, работающих в трансформирующихся офисах. Современный
российский офис — это не просто рабочее пространство, open space с кофе-поинтами. Характер проектной работы многих компаний способствует
появлению в офисах стихийных зон коллаборации сотрудников и неформальных
рабочих мест. Арендаторы все больше внимания обращают
на автоматизацию управления отоплением и вентиляцией, а также на решения по
управлению освещением. Автоматизация климат-контроля в помещении, его настройка
на различные ситуации (стихийное перемещение сотрудников, к примеру) становится
важной составляющей умного офиса.
Доля цифровой экономики России пока составляет только
3,9%, что в 2-3 раза ниже, чем у стран-лидеров процесса цифровизации. Однако
процесс идет, на долю умных струйных многофункциональных устройств сегодня
приходится 8% доли рынка, но к 2020 году этот показатель должен возрасти до
15%. Это значит, что цифровая экономика во всем мире и в России в том числе будет
составлять все больший процент от ВВП.
